Informativa Privacy – Clienti Business (Ristoranti)

Titolare: Per i dati relativi ai propri clienti business (ristoranti) per finalità amministrative, contrattuali, gestione e sicurezza della piattaforma, supporto e fatturazione.

Responsabile ex art. 28 GDPR: Per i dati di clienti/utenti e del personale inseriti dai ristoranti nel gestionale Plathea. In tale ambito, il ristorante è titolare autonomo del trattamento.

Promethea Account: La registrazione, l'accesso e il profilo, i consensi, gli abbonamenti e la fatturazione verso Promethea, l'attivazione dei servizi fiscali e degli incassi online (Stripe Connect), le richieste di assistenza, le comunicazioni promozionali di Promethea, Promethea Score e ProCoin, la sicurezza degli accessi e la verifica della titolarità dell'azienda avvengono tramite Promethea Account, il sistema unico di identità e di amministrazione dell'ecosistema Promethea. Per questi trattamenti valgono finalità, basi giuridiche, fornitori e tempi di conservazione indicati nell'informativa Promethea Account, che integra la presente. Questa informativa descrive i trattamenti che avvengono dentro Plathea.

Identificativi: Denominazione ristorante, nome e cognome del legale rappresentante o referente amministrativo, indirizzo, contatti email e telefonici, dati fiscali.

Account: Ruolo e permessi dell'utente nel ristorante, piano e funzioni attive, crediti IA consumati, dispositivi e log tecnici di Plathea. Password e credenziali di accesso non sono conservate in Plathea: sono gestite da Promethea Account.

Utilizzo: Attività sulla piattaforma, log attività amministrative, export dati, preferenze di servizio.

Personale: Nominativi, biografie, foto facoltative, ruoli (compreso il ruolo di addetto alle consegne), contatti, visibilità pubblica staff (se attivata); per le consegne a domicilio: giornate in cui il personale è indicato in servizio, giri di consegna assegnati con orari previsti di partenza e arrivo. Non vengono rilevate la posizione del personale né statistiche individuali sui tempi di consegna; i tempi sono conservati in forma aggregata per fascia oraria e zona.

Finanziari: Piani attivati, fatturazione, transazioni e ordini tramite piattaforma (vendite online, ordini con ritiro o consegna), corrispettivi maturati verso Promethea sugli ordini e loro restituzioni.

IA: Prompt inseriti nell'utilizzo delle funzionalità IA (tutti i dati gestionali accessibili, esclusa la messaggistica privata).

Servizi collegati: Dati che il ristorante sceglie di collegare da servizi esterni: valutazione e scheda pubblica del locale su Google, pagine Facebook e profili Instagram per la pubblicazione dei post.

Credenziali AdE: Ove il ristorante attivi il Servizio Cassa Fiscale, le credenziali dei servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate, con la relativa scadenza dichiarata, sono trasmesse in modalità protetta direttamente al provider fiscale e non vengono in alcun caso memorizzate da Promethea, né in banca dati né nei registri tecnici. È conservata la sola data di scadenza dichiarata, per i promemoria di rinnovo.

Consumo cassa: Contatori dei documenti emessi (scontrini e fatture) per periodo, franchigie ed eccedenze maturate, taglia attiva e pacchetti: trattati per l'erogazione e la fatturazione dell'add-on Cassa.

Documenti fiscali: Identificativi, importi, aliquote, stato di trasmissione ed esiti dei documenti commerciali e delle fatture emessi tramite la piattaforma.

Clienti finali (fattura): In caso di fattura richiesta dal cliente finale: denominazione o nome e cognome, codice fiscale/partita IVA, codice destinatario SDI o PEC, indirizzo. Trattati da Promethea quale responsabile ex art. 28 GDPR per conto del ristorante titolare e trasmessi al provider fiscale e al Sistema di Interscambio ai soli fini dell'emissione (dettaglio nel DPA).

Acquisti dai fornitori: Per gli ordini ai fornitori iscritti a Plathea: ragione sociale e referente del ristorante, indirizzo di consegna, telefono, prodotti ordinati, importi, stato dell'ordine e identificativi del pagamento gestito da Stripe (nessun dato della carta).

Contratto: Gestione tecnica e amministrativa dell'account business in Plathea, erogazione e supporto dei servizi richiesti.

Legge: Fatturazione, adempimenti fiscali ed amministrativi.

Legittimo interesse: Sicurezza della piattaforma Plathea, monitoraggio e registro delle operazioni (audit).

Contratto: Invio comunicazioni di servizio, aggiornamenti, modifiche funzionali e informative.

Contratto: Richieste di assistenza aperte da Plathea, gestite secondo l'informativa Promethea Account.

Legge: Riscontro alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati, compresa la portabilità.

Contratto: Utilizzo IA: fornitura funzioni IA su attivazione del modulo, gestione prompt/testi inviati dall'utente business, senza utilizzo per training modelli di terzi.

Legittimo interesse: Uso di numeri e dati aggregati dei ristoranti per i materiali di Promethea (art. 4, «Uso dell'IA per i materiali di Promethea»).

Contratto: Erogazione del Servizio Cassa Fiscale: generazione e trasmissione dei documenti tramite il provider fiscale, gestione di taglie, contatori, franchigie ed eccedenze, fatturazione dell'add-on (art. 6.1.b GDPR).

Legge: Trasmissione dei documenti fiscali ai canali telematici dell'Agenzia delle Entrate e del Sistema di Interscambio nell'ambito degli adempimenti del ristorante (art. 6.1.c GDPR, in capo al ristorante; Promethea opera quale strumento tecnico).

Contratto: Gestione degli incassi elettronici attivati dal ristorante (Stripe Connect, pagamento QR): registrazione degli esiti di pagamento ai fini gestionali e fiscali (art. 6.1.b GDPR).

Contratto: Acquisti dai fornitori iscritti a Plathea: invio dell'ordine al fornitore scelto, pagamento e avvisi sullo stato dell'ordine (art. 6.1.b GDPR).

Pagamenti: Per gli abbonamenti a Promethea e, se il ristorante attiva la vendita online o il pagamento del conto tramite QR, per gli incassi tramite Stripe Connect, Stripe tratta i dati necessari all'esecuzione dei pagamenti anche come titolare autonomo. Promethea non riceve né archivia i dati delle carte di pagamento. Per le proprie transazioni con i clienti il ristorante opera quale titolare autonomo (cfr. Termini e Condizioni, art. 8).

Servizi collegati: Se il ristorante collega le proprie pagine Facebook o i profili Instagram, Meta Platforms Ireland Ltd tratta i contenuti pubblicati come titolare autonomo; se collega il profilo Google del locale, Plathea ne legge la valutazione e la scheda pubblica.

Fornitori della piattaforma: Quando il ristorante ordina a un fornitore iscritto a Plathea, i dati dell'ordine (ragione sociale e referente, indirizzo di consegna, telefono, prodotti e importi) sono comunicati a quel fornitore, che li tratta come titolare autonomo per eseguire la vendita, la consegna e la fatturazione. Il pagamento va al fornitore tramite il suo conto Stripe Connect (cfr. Termini e Condizioni, art. 8-quater).

Altri destinatari: Agenzia delle Entrate e Sistema di Interscambio, per i documenti fiscali; il consulente fiscale di Promethea, per le fatture emesse al ristorante; le autorità, quando lo impone la legge.

Account business in Plathea: Per tutta la durata del rapporto contrattuale, salvo richiesta di cancellazione e ulteriori obblighi di legge.

Registri delle attività in Plathea: storico delle modifiche ai ruoli del team e registro delle operazioni: 12 mesi (i ruoli in essere restano finché la persona fa parte del team); commissioni e contatori della cassa: 10 anni, per il loro valore di prova e per gli obblighi fiscali. Termini più lunghi solo in caso di incidenti, verifiche o contenziosi.

Conversazioni con l'assistente IA: Finché l'utente non le cancella o fino alla chiusura del locale.

Dati di Promethea Account: Accesso, consensi e presa visione, abbonamenti e fatture, assistenza, comunicazioni promozionali e log di sicurezza: secondo l'informativa Promethea Account.

Documenti fiscali emessi: Conservati per 10 anni in conformità agli obblighi di legge in materia contabile e fiscale, anche in caso di cessazione del contratto.

Ordini ai fornitori: 10 anni, per gli obblighi contabili e fiscali.

Credenziali AdE: Nessuna conservazione: trattate in solo transito verso il provider fiscale. È conservata la sola data di scadenza dichiarata.

Dati di consumo cassa: Per la durata del rapporto contrattuale e comunque per il tempo necessario alla fatturazione e alla difesa in giudizio dei relativi crediti.

HTTPS: Cifratura di tutte le comunicazioni.

Accessi: Credenziali sicure, ruoli e autorizzazioni granulari.

Logging: Accessi, operazioni amministrative e attività applicative.

Segregazione: Separazione dati per tenant/ristorante.

Export: Esportazione dati in formato standard.

Backup: Backup automatici giornalieri dei dati della piattaforma.

Breach: Procedura di data breach e notifica rapida in caso di violazioni potenzialmente rilevanti.