Informativa Privacy – Clienti Business (Ristoranti)

Titolare: Per i dati relativi ai propri clienti business (ristoranti) per finalità amministrative, contrattuali, gestione e sicurezza della piattaforma, supporto, fatturazione e marketing diretto Promethea.

Responsabile ex art. 28 GDPR: Per i dati di clienti/utenti e del personale inseriti dai ristoranti nel gestionale Plathea. In tale ambito, il ristorante è titolare autonomo del trattamento.

Promethea Account: La registrazione e l'autenticazione alla piattaforma avvengono tramite Promethea Account, il sistema unico di identità digitale dell'ecosistema Promethea. I dati identitari e di profilo (es. nome, cognome, email, dati facoltativi di profilo) e i relativi consensi sono trattati da Promethea S.r.l. secondo l'informativa privacy dedicata "Promethea Account", disponibile su prometheasrl.it, che integra la presente informativa.

Identificativi: Denominazione ristorante, nome e cognome del legale rappresentante o referente amministrativo, indirizzo, contatti email e telefonici, dati fiscali.

Account: Username, password, log di accesso, dati delle licenze d'uso, token IA, dispositivi e log tecnici.

Utilizzo: Attività sulla piattaforma, log attività amministrative, export dati, preferenze di servizio.

Personale: Nominativi, biografie, foto facoltative, ruoli, contatti, visibilità pubblica staff (se attivata).

Finanziari: Piani attivati, fatturazione, transazioni tramite piattaforma.

Marketing: Invio aggiornamenti, comunicazioni su novità, offerte, rinnovi, notifiche obbligatorie o promozionali (solo su consenso ove richiesto).

IA: Prompt inseriti nell'utilizzo delle funzionalità IA (tutti i dati gestionali accessibili, esclusa la messaggistica privata).

Subfornitori: Informazioni derivanti dall'interazione con servizi di terzi integrati.

Credenziali AdE: Ove il ristorante attivi il Servizio Cassa Fiscale, le credenziali dei servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate, con la relativa scadenza dichiarata, sono trasmesse in modalità protetta direttamente al provider fiscale e non vengono in alcun caso memorizzate da Promethea, né in banca dati né nei registri tecnici. È conservata la sola data di scadenza dichiarata, per i promemoria di rinnovo.

Consumo cassa: Contatori dei documenti emessi (scontrini e fatture) per periodo, franchigie ed eccedenze maturate, taglia attiva e pacchetti: trattati per l'erogazione e la fatturazione dell'add-on Cassa.

Documenti fiscali: Identificativi, importi, aliquote, stato di trasmissione ed esiti dei documenti commerciali e delle fatture emessi tramite la piattaforma.

Clienti finali (fattura): In caso di fattura richiesta dal cliente finale: denominazione o nome e cognome, codice fiscale/partita IVA, codice destinatario SDI o PEC, indirizzo. Trattati da Promethea quale responsabile ex art. 28 GDPR per conto del ristorante titolare e trasmessi al provider fiscale e al Sistema di Interscambio ai soli fini dell'emissione (dettaglio nel DPA).

Contratto: Gestione tecnica e amministrativa dell'account business e erogazione e supporto dei servizi richiesti.

Legge: Fatturazione, adempimenti fiscali ed amministrativi.

Legittimo interesse: Gestione sicurezza, autenticazione, monitoraggio e attività di audit.

Contratto: Invio comunicazioni di servizio, aggiornamenti, modifiche funzionali e informative.

Consenso: Promozione servizi Promethea (marketing diretto solo con consenso separato).

Legge: Gestione reclami, supporto, portabilità e diritti degli interessati.

Contratto: Utilizzo IA: fornitura funzioni IA su attivazione del modulo, gestione prompt/testi inviati dall'utente business, senza utilizzo per training modelli di terzi.

Contratto: Erogazione del Servizio Cassa Fiscale: generazione e trasmissione dei documenti tramite il provider fiscale, gestione di taglie, contatori, franchigie ed eccedenze, fatturazione dell'add-on (art. 6.1.b GDPR).

Legge: Trasmissione dei documenti fiscali ai canali telematici dell'Agenzia delle Entrate e del Sistema di Interscambio nell'ambito degli adempimenti del ristorante (art. 6.1.c GDPR, in capo al ristorante; Promethea opera quale strumento tecnico).

Contratto: Gestione degli incassi elettronici attivati dal ristorante (Stripe Connect, pagamento QR): registrazione degli esiti di pagamento ai fini gestionali e fiscali (art. 6.1.b GDPR).

Supabase (Plathea): Database, storage e funzioni serverless — data center North EU (Stoccolma).

Supabase (Promethea Auth): Autenticazione e identità degli utenti — data center West EU (Irlanda).

Anthropic: IA via API — potenziale trattamento extra-UE; SCC in essere.

Aruba: Posta elettronica (conferme prenotazione/account, notifiche) — Italia, SEE: nessun trasferimento extra-UE.

Cloudflare: Servizi proxy, CDN, sicurezza.

Stripe: Gestione pagamenti per i servizi Promethea (abbonamenti e crediti). Ove il ristorante attivi la vendita online o il pagamento del conto tramite QR (Stripe Connect), il ristorante opera quale autonomo titolare per i dati delle proprie transazioni (cfr. Termini e Condizioni, art. 8); Stripe agisce quale prestatore di servizi di pagamento e titolare autonomo per i dati necessari all'esecuzione dei pagamenti. Promethea non riceve né archivia i dati delle carte di pagamento. Trattamento extra-UE assistito da SCC.

Openapi: Openapi S.p.A. — fornitore tecnologico per la generazione e la trasmissione dei documenti commerciali e delle fatture elettroniche verso l'Agenzia delle Entrate e il Sistema di Interscambio, per i ristoranti che attivano il Servizio Cassa Fiscale. Riceve i dati dei documenti da emettere (righe, importi, aliquote), i dati fiscali del ristorante e, in solo transito, le credenziali AdE conferite dal ristorante. Trattamento in UE/Italia.

Meta Platforms: Pubblicazione di contenuti (promozioni, post) sulle pagine Facebook e profili Instagram collegati dal ristorante, su attivazione facoltativa. Meta Platforms Ireland Ltd agisce quale titolare autonomo per i trattamenti effettuati sui propri servizi.

Google: Google Maps Platform (collegamento facoltativo del profilo Google del ristorante e visualizzazione del rating) e servizi di notifica push su dispositivi mobili (Firebase Cloud Messaging) — trasferimenti assistiti da SCC.

Account business: Per tutta la durata del rapporto contrattuale, salvo richiesta di cancellazione e ulteriori obblighi di legge.

Log e dati tecnici: Max 24 mesi, salvo periodi superiori motivati da sicurezza, audit o contenzioso.

Prompt e output IA: Max 12 mesi, cancellazione anticipata su richiesta.

Dati marketing: Fino a revoca del consenso.

Documenti fiscali emessi: Conservati per 10 anni in conformità agli obblighi di legge in materia contabile e fiscale, anche in caso di cessazione del contratto.

Credenziali AdE: Nessuna conservazione: trattate in solo transito verso il provider fiscale. È conservata la sola data di scadenza dichiarata.

Dati di consumo cassa: Per la durata del rapporto contrattuale e comunque per il tempo necessario alla fatturazione e alla difesa in giudizio dei relativi crediti.

HTTPS: Cifratura di tutte le comunicazioni.

Accessi: Credenziali sicure, ruoli e autorizzazioni granulari.

Logging: Accessi, operazioni amministrative e attività applicative.

Segregazione: Separazione dati per tenant/ristorante.

Export: Esportazione dati in formato standard.

Backup: Backup automatici giornalieri dei dati della piattaforma.

Breach: Procedura di data breach e notifica rapida in caso di violazioni potenzialmente rilevanti.