Cosa è cambiato nel 2026
Fino a poco tempo fa, per registrare gli incassi di un ristorante serviva per forza un registratore telematico (RT): un apparecchio hardware che memorizza i corrispettivi e li trasmette all’Agenzia delle Entrate. L’art. 24 del D.Lgs. 1/2024 e il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 7 marzo 2025hanno introdotto una seconda strada: la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi tramite soluzione software, utilizzabile in alternativa (o in aggiunta) al registratore fisico. È operativa dal 1° gennaio 2026.
Scontrino, documento commerciale, scontrino elettronico: le parole giuste
Dal 2020 lo scontrino fiscale e la ricevuta fiscale non esistono più come documenti: sono stati sostituiti dal documento commerciale, il documento che il cliente riceve a fronte del pagamento. «Scontrino elettronico» è l’espressione comune per indicare la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi. In pratica: il pezzo di carta è solo un promemoria per il cliente; ciò che conta per il Fisco è il dato trasmesso.
Registratore telematico o software: due strade a norma
Oggi un esercente può scegliere tra due modi conformi per gestire i corrispettivi: il registratore telematico (hardware) oppure una soluzione softwarecertificata che emette il documento commerciale e trasmette i dati via API, senza apparecchio dedicato.
Attenzione a non confonderla con la procedura web gratuita «Documento Commerciale online» dell’Agenzia delle Entrate: è a inserimento manuale e pensata per attività a bassa frequenza di operazioni. Per un ristorante con molti coperti non è praticabile — serve un software che emetta in automatico dal conto.
Dal 2026 POS e cassa devono dialogare
Un’altra novità del 2026 riguarda i pagamenti: gli strumenti di incasso elettronico (il POS) e la cassa devono essere integrati, così che l’incasso e il corrispettivo viaggino insieme. La parte fiscale resta comunque distinta dall’acquiring: puoi tenere il tuo POS bancario e affiancargli una cassa software per il documento commerciale.
Quanto costa: registratore fisico vs software
Il confronto più onesto è sul costo totale, non solo sul canone mensile:
| Voce | Registratore telematico | Soluzione software |
|---|---|---|
| Hardware | €300–1.000 una tantum | Nessuno (basta un dispositivo) |
| Installazione / attivazione | spesso a pagamento | tipicamente inclusa |
| Verifica periodica obbligatoria | sì (ricorrente) | no |
| Manutenzione / memoria | a carico dell’esercente | gestita via software |
| Aggiornamenti normativi | talvolta nuovo hardware | lato software |
Serve ancora una stampante?
Solo se il cliente chiede la copia cartacea: in quel caso basta una normale stampante, non un registratore fiscale. In alternativa il documento commerciale si consegna in digitale, via QR, link o email. Quindi «senza hardware» significa: nessun apparecchio fiscale dedicato.
Come funziona con Plathea
Plathea è il gestionale per ristoranti che integra la cassa digitale: emette il documento commerciale e le fatture via software, senza registratore telematico, dentro lo stesso sistema che gestisce menu, prenotazioni e food cost. È un add-on attivabile su qualsiasi piano, incluso nel piano Business, già disponibile.
Approfondisci sulla pagina dedicata: cassa digitale per ristoranti, oppure guarda i prezzi della cassa.